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理论探讨

关于整合机关事务管理系统资源研究(嘉兴机管局)

时间:2017-04-104 10:15 文档来源:

    目前,地方党政机关办公大多采用分散独立办公与集中统一办公模式并存的方式,而加强对分散独立办公单位机关事务管理工作的指导是国务院《机关事务管理条例》赋予各级机关事务管理部门的重要职责,本文通过对嘉兴市81家行政单位机关事务管理工作情况进行调研,分析了市级部门机关事务管理工作的现状,比较了分散独立办公单位与集中统一办公单位机关事务管理工作的效率,摸清了分散独立办公单位对机关事务管理工作的需求,提出了机关事务管理部门应加强对同级各部门机关事务管理工作指导、整合机关事务管理系统资源的建议。
     一、市级部门机关事务管理工作的现状
 嘉兴市共有党政机关80家(不含双管单位),其中,在市行政中心、第二行政中心集中统一办公的行政单位39家,在行政中心以外独立办公的行政单位41家。集中统一办公单位的机关事务管理工作统一交由市机关事务管理局保障,机关事务管理局作为保障后勤的主要部门,严格制定机关事务管理规章制度与标准,切实提高机关事务服务保障能力,使集中统一办公单位解决后顾之忧,将主要精力投放到公共事务上来;而在外独立办公的单位,无论规模大小,均需要独自保障各项机关事务管理工作,一方面费时费力,另一方面也存在一定问题,调研发现,其主要问题如下:
    (一)资产占用苦乐不均。经统计,41家分散独立办公单位中,有30家单位拥有独立的办公用房,6家单位租用办公用房,其余5家与其他单位合用办公用房。各个单位分散在市区各个区块,总建筑面积为259736平方米,其中,最大的建筑面积62346平方米,最小的建筑面积仅80平方米,拥有独立食堂的为20家,占比48.78%,拥有安全保卫服务的单位32家,占比78.05%。拥有物业保洁服务的34家,占比82.93%。有的单位办公用房大、后勤保障全面到位,有的单位环境狭小、后勤保障能力较弱。
    (二)后勤制度简而不全。经调查,41家分散独立办公单位中,37家单位建立了1项以上后勤管理制度,占比90.24%,但是建立起系统的后勤管理制度(10项以上)的单位不足10家,甚至部分单位并不清楚何为机关后勤管理制度,具体呈现“单位规模越大,后勤管理制度越完善;单位规模越小,后勤管理制度越缺乏”的特点。
     (三)服务标准两极分化。此次调研发现,分散办公单位拥有独立食堂的20家单位中,自办食堂15家,外包食堂5家,另外21家单位中,5家与其他单位合用食堂,16家单位不办食堂,每月发放一定餐饮补助。各个单位餐饮标准不统一,餐标最高的为27.5元/餐,餐标最低的为8元/餐,每人每月相差近400元。保留安全保卫服务的32家单位中,外包的30家,自办2家,另外9家单位,5家与其他单位合用安全保卫服务,4家不保留安全保卫服务。经统计,单位面积安全保卫费支出中,最高的280元/平方*年,最低的为3元/平方*年,服务成本相差近90倍。保留物业保洁服务的34家单位中,外包的29家,自办的5家,另外7家单位中2家为租用办公用房,5家为合用办公用房。经统计,单位面积物业保洁费支出中,最高的193.9元/平方*年,最低的1.5元/平方*年,服务成本相差近130倍。造成服务成本相差甚远的原因,有市场的原因,但最根本的原因是服务标准的不统一。服务标准高,保障成本则高;服务标准低,保障成本则较低。
    (四)食品安全普遍薄弱。经调查,41家分散独立办公单位中,仅市委党校后勤服务中心食堂食品安全监督量化分级等级为B级,其余单位均未进行评定(相比之下,市行政中心食堂食品安全监督量化分级等级则为A级,食品安全能力较高)。分散独立办公单位食品卫生安全意识、食品安全管理能力均较为薄弱,参与评定食品安全监督量化分级意识也不强。硬件方面,分散独立办公单位食品卫生检测硬件设备基础较差,均未建成餐厅食品安全检测室。软件方面,分散办公单位因缺乏专职后勤管理人员,食品安全能力及意识都较为薄弱。
    二、市级部门机关事务管理工作效率的分析比较
通过对分散独立办公单位和集中统一办公单位的机关事务管理工作效率进行系统比较,发现集中统一单位后勤保障工作效率高、保障费用低、占用资源少。
    (一)服务保障工作效率比较分析
     服务保障工作效率是每名从业人员保障服务对象人数、服务的建筑面积数量。
     根据统计,市级机关服务保障工作效率如下表所示:
    嘉兴市市级机关服务保障工作效率比较表1-1
    分类 服务对象人数(人) 总建筑面积(平方米) 服务从业人数(人) 每名从业人员保障的服务对象人数(人) 每名从业人员服务的建筑面积(平方米)
    集中统一办公单位 1202 80103 39 30.82 2053.92
    分散独立办公单位 5268 259736 411 12.82 631.96
    上表中,服务对象人数为各单位实际后勤保障服务对象人数,由表所得,集中统一办公单位每日保障服务对象为1202人,服务从业人员仅39人,分散独立办公单位每日保障服务对象为5268人,服务从业人员为411人(此处人员不含外包业务工作人员,仅包含自主招聘录用的在编或非在编工作人员,外包业务仅分析费用支出),集中统一办公单位每名服务从业人员保障30.82名服务对象,分散独立办公单位每名服务从业人员保障12.82名服务对象。另一方面,集中统一办公单位总建筑面积为80103平方米,分散独立办公单位总建筑面积为259736平方米,集中统一办公单位每名服务从业人员服务的建筑面积为2053.92平方米,而分散独立办公单位每名服务从业人员服务的建筑面积为631.96平方米,可见,集中统   一办公单位服务从业人员工作效率比分散独立办公单位服务从业人员工作效率高,每名从业人员保障的服务对象人数高140.4%,服务的建筑面积高225%。
    (二)服务保障费用支出比较分析
    服务保障费用支出是指人均保障费用支出和单位面积保障费用支出。
根据统计,市级机关服务保障费用支出如下表所示:
嘉兴市市级机关服务保障费用支出比较表2-1
分类 服务对象人数(人) 总建筑面积(平方米) 费用支出成本(元) 人均费用支出(元) 单位面积费用支出(元)
集中统一办公单位 1202 80103 6653684.6 5535.5 83.06
分散独立办公单位 5268 259736 32637525.6 6195.4 125.7
    上表中,费用支出成本为2013年度各单位餐饮、绿化保洁、物业、安全保卫等成本合计,经统计,2013年,集中统一办公单位服务保障费用支出成本为6653684.6元,分散独立办公单位服务保障费用支出成本为32637525.6元,由此得出,集中统一办公单位人均费用支出为5535.5元,单位面积费用支出为83.06元,分散独立办公单位人均费用支出为6195.4元,单位面积费用支出为125.7元,集中统一办公单位人均费用支出及单位面积费用支出均低于分散独立办公单位,分别低10.65%和33.92%。
     此外,笔者就餐标、单位面积安全保卫费、单位面积物业保洁费三个单项指标对分散独立办公单位和集中统一办公单位分别做了比较。如下表所示:
嘉兴市市级机关服务保障单项费用支出比较表2-2
分类 平均餐标(元/人*餐) 单位面积安全保卫费(元/平方*年) 单位面积物业支出费(元/平方*年)
集中统一办公单位 14 24.64 12.37
分散独立办公单位 16.24 35 20.23
根据测算可得出,集中统一办公单位平均餐标较分散独立办公单位低13.8%,单位面积安全保卫费较分散独立办公单位低29.6%,单位面积物业支出费较分散独立办公单位低38.85%。
    (三)占用资源比较分析
以办公用房面积作为占用资源的衡量标准,笔者对集中统一办公单位及分散独立办公单位的占用资源进行了比较,具体如下表所示:
嘉兴市市级机关占用资源比较表3-1
分类 办公用房使用总面积(平方米) 服务对象人数(人) 人均办公用房面积(平方米)
集中统一办公单位 12042.5 1202 10.8
分散独立办公单位 117740 5268 22.35
 经测算,集中统一办公单位办公用房使用面积为12042.5平方米,人均办公用房面积为10.8平方米,分散独立办公单位办公用房使用面积为117740平方米,人均办公用房面积为22.35平方米。由此可得出,集中统一办公单位人均办公用房面积较分散独立办公单位小51.6%。
     三、加强对市级部门机关事务管理工作指导的对策建议
根据调查研究中各分散独立办公单位的反映,及对集中统一办公单位及分散独立办公单位机关事务管理工作情况的系统比较,我市分散独立办公单位机关事务管理工作方面存在一定需求。笔者认为,应着力加强对市级机关各部门特别是分散独立办公单位机关事务工作的指导,统一后勤服务制度与标准,整合机关事务管理系统资源,真正变行政中心机关“小后勤”为市级机关“大后勤”。
     (一)“同制度、同标准”——机关事务管理制度及服务标准要逐步统一。由于机关后勤管理制度的不统一、不明确,导致了各个单位后勤保障能力水平不一。机关后勤制度越是健全的单位,后勤服务保障能力越强,机关后勤制度越是不健全的单位,后勤服务保障能力越弱。同时,由于后勤服务标准的不统一,导致了分散独立办公单位与集中统一办公单位及分散独立办公单位之间的餐饮、安全、物业等标准的不统一,进而导致了各个单位苦乐不均、相互攀比,大单位环境好,干部职工满意度高,小单位环境差,干部职工满意度低。因此,有必要建立全市统一的机关后勤管理制度及机关事务管理服务保障标准,对房产、基建、节能、餐饮、物业、安保等做出统一规定,使市级机关后勤服务保障实现一套制度、一个标准。
    (二)“强服务、强指导”——部门机关事务管理工作服务和指导要逐步到位。当前,由于各个单位特别是分散单位食品安全意识、能力水平的参差不齐,导致各个单位食品安全工作径向深度不同。同时,由于分散独立办公单位后勤自办管理与社会化管理兼而有之,没有明确的规定何种情况下允许自办管理,何种情况下允许社会化管理,社会化管理项目也未明确招标形式、委托形式,分散独立办公单位后勤项目混乱,缺乏专门机构对分散独立办公单位的后勤项目进行指导。因此,各级机关事务管理部门应切实转变职能,加强对部门机关事务工作的服务和指导,拉齐各个单位的食品安全和服务保障水平。
    (三)“同采购,降成本”——后勤小额采购规模优势要整合发挥。根据前段分析可以得出,分散独立办公单位的服务保障支出成本总体高于集中统一保障单位,细究原因,不难发现,各个分散独立办公单位在餐饮、安保、物业等后勤服务领域都是门外汉,对各项服务保障的市场收费情况并不清楚,特别是餐饮方面,因各自独立采购,价格方面无法拿到最优惠的价格,甚至容易滋生腐败的土壤。因此,机关事务管理部门应对机关后勤小额采购进行集中统一管理,探索建立机关后勤各原材料采购库,构建市级机关后勤采购平台,降低以机关餐厅原材料等采购为主的机关后勤各项成本,形成规模优势,以较低的价格采购到优质的服务和产品。同时,应加快小型项目施工企业名录库建设,对20万元以内的维修、园林、机电安装等项目,建立小型项目施工企业名录库,对入库企业的资质、业绩等方面提出要求。
    (四)“同调剂,大流通”——后勤资产使用效率要不断提高。根据调研发现,分散独立办公单位的办公用房普遍较集中统一管理单位大,虽然《机关事务管理条例》及《党政机关厉行节约反对浪费条例》相继出台,但机关事务管理部门对办公用房的调剂功能尚不完全。当前,财政部门虽有资产调剂平台,但是对于各项资产调剂还未规范、细致,机关整体闲置资产较多,没有正式流通起来。因此,有必要建立一个后勤资产登记、调剂平台,使后勤各项资源能够理活理顺。机关事务管理部门应督促各部门完善机关资产使用管理制度,建立健全资产账卡和使用档案,定期清查盘点,保证资产安全完整,提高使用效益。同时,会同财政部门建立机关各部门固定资产台账,探索建立机关房地产综合管理信息系统,切实对各部门闲置资产进行统一调剂使用或者采取公开拍卖等方式处置。
    (五)“强交流,促发展”——后勤机关事务管理队伍要交流提升。将市、县两级机关事务管理部门及机关各部门中机关事务管理、专业技能人员纳入人才库,方便各单位机关事务应急、交流、学习。高度重视机关后勤业务岗位培训工作,进一步完善培训体系,突出信息报道、公共机构节能管理、资产管理和政府采购、公务车辆管理、安全保卫工作等业务培训重点,注重业务培训实效,从加强培训项目的开发、加强培训教材建设、加强师资队伍建设、加强培训工作者队伍建设四个方面提出新的要求,推进机关后勤人才培养,向规模化、多元化、规范化、科学化发展。
    (六)“小机关,大后勤”——党政机关集中办公要规划引导。事实证明,分散独立办公一方面保障成本高、服务不稳定、资产占用大,另一方面分散在市区各个区块,导致了办事多头跑、多次跑、多门跑,给群众办事及机关工作带来极大不便,已经越来越不适应当前及今后的发展趋势。而集中统一办公相较于分散独立办公具有节约资金、高效便民、保障有力等多项有点,因此应科学优化办公用房调配管理,适时整合部分机关零散办公现状,逐步推进党政机关集中统一办公,从分散走向相对集中。