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理论探讨

应用信息技术 助力改革发展

时间:2017-04-104 10:13 文档来源:

应用信息技术 助力改革发展

                                                           --农发行后勤信息化建设的回顾与展望

第十二届全国人民代表大会第三次会议上,李克强总理在政府工作报告中提出,“制定‘互联网+’行动计划,推动移动互联网、云计算、大数据、物联网等与现代制造业结合,促进电子商务、工业互联网和互联网金融健康发展,引导互联网企业拓展国际市场”。随后,国务院印发《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》。经过“十二五”信息技术的基础打造,此次“互联网+”被提高到国家级战略高度,受到广泛关注。如何将信息技术尽快融入到后勤服务保障领域,广泛应用于管理运行机制中,是后勤人面临的现实问题。

一、什么是“互联网+”

“互联网+”战略就是利用互联网的平台,利用信息通信技术,把互联网和包括传统行业在内的各行各业结合起来,在新的领域创造一种新的生态。简单来说,就是“互联网+XX传统行业=互联网XX行业”。这种结合并不是对传统行业的颠覆,而是促进了相关产业的变革。

“互联网+”已经被广泛应用于第三产业,形成了诸如互联网金融、互联网交通、互联网医疗、互联网教育等新生态等。例如,互联网+传统集市有了淘宝,互联网+传统百货卖场有了京东,互联网+传统银行有了支付宝,互联网+传统交通有了滴滴。这种趋势正在向第一和第二产业蔓延。

二、农发行后勤信息化建设现状

近年来,随着农发行改革的深入、业务的发展和人员的增加,后勤部门要满足日益增长的保障需求,就必须依托于先进的信息技术的支持,也就是实现后勤管理信息化,以达到提高工作效率、改进服务手段、促进管理创新的目的。这既是提高服务质量和保障水平的客观要求,也是管理模式向多元化、市场化、社会化发展的必然趋势。与同业机构相比,农发行在后勤服务管理领域应用信息技术起步较晚,仍有较大提升空间。总行领导和总务部领导审时度势,充分认识到推进后勤信息化建设是刻不容缓的艰巨任务,对于后勤部门意义重大而深远。多年来,总务部在运用科技手段提升后勤工作水平方面进行了一些探索。

(一)应用“一卡通”智能卡。2007年总行机关办公楼装修改造后,“一卡通”智能卡开始启用,将身份证明、门禁、考勤、就餐、消费等功能合为一体,给员工的工作、生活带来了极大便利。总务部制定了《中国农业发展银行总行机关办公大楼“一卡通”智能卡使用管理办法》,对“一卡通”的办理、充值、更换、补卡、信息变更、退卡等作出明确规定,进一步规范了“一卡通”系统的管理和使用。

(二)应用固定资产(实物)管理软件。借助外部技术优势,总务部与信息科技部联手研发了适合农发行的固定资产(实物)管理系统,实现了动态化(全生命周期)管理、智能清查盘点、预警提示等目标,为固定资产的定位、跟踪以及实时保养维护提供基础数据。该软件在农发行全系统进行推广,总务部专门举办培训班讲解软件功能和操作方法。运用固定资产(实物)管理软件,能够全面、准确、动态掌握各部门固定资产的总量、构成、分布、变动等信息,解决了资产管理中存在的实物资产与账面资产脱节、实物资产的清查盘点时效等问题,有效提高了资产的规范化、科学化和精细化管理水平。

(三)应用办公用品和低值易耗品管理软件。总行机关的办公用品和低值易耗品实行“指标控制、分类核算、按需选购”的管理方式,采取供应商驻行经营和零库存管理,传统的纸质记账方式已不适应当前的办公需要。根据农发行实际定制的办公用品和低值易耗品管理软件,既提高了工作效率,又增强了指标核算的精确性。

(四)应用短信平台。总务部与中国移动通信集团北京有限公司合作开通了短信平台业务(短信群发系统),基于移动公司的网络和信息机设备,通过计算机发送会议通知、安全提示、物业服务等与工作相关的信息。使用短信平台发送信息,需填写《总行机关短信平台使用申请单》,经领导审签后交由总务部专人负责留存。总务部是总行机关短信平台的管理部门负责监督和规范短信平台的使用。

(五)应用科技手段提升医疗餐饮服务水平。2011年,加入“北京大学人民医院、北京金融街医疗卫生服务共同体”,通过数字化信息系统平台,为总行机关员工提供远程预约挂号,除当日以外,在院方资源允许的前提下,7天内均可从总务部医务室远程预约挂号。2013年,与首都医科大学附属北京中医医院签订医疗合作合同,在行内建立医保专线,员工持社保卡可就医结算,有效解决了“看病难”的问题。每周定期在网上发布下一周机关食堂菜谱,使员工一目了然,得到了普遍好评。

(六)应用科技手段打造平安后勤。提高安防消防设施设备的高科技含量,紧跟前沿理念和先进技术,对视频监控系统等及时更新、逐步升级,安装消防、燃气、重点区域红外报警等自动报警装置,对已逾期或故障频发的设施设备适时进行调整更新,并加强日常维护保养,坚持人防、物防、技防相结合,确保总行机关安全运行。今年,总务部对总行办公楼出入口进行了智能化改造,车牌自动识别系统方便快捷,安全可靠,解决了人工操作费时间、效率低的问题。

(七)应用先进技术推进节约型机关建设。密切关注先进技术的发展趋势,在全系统倡导推广应用节能新材料新产品,凡是新建或改造办公用房的分支机构,都必须选用绿色环保的节能材料,配置低耗能的空调等附属设施。为进一步推进“无纸化”办公,总务部将纸质工薪单的发放方式改为通过综合办公平台发送至个人邮箱。电子工薪单的启用既简化了工作流程,又避免了不必要的人工和耗材的浪费。

三、农发行后勤信息化建设展望

不日新者必日退。农发行新一届领导班子十分重视现代化的推进。解学智董事长指出,实现农发行现代化,突破口和切入点是改革、创新、科技、人才四大方面。要把信息化纳入全行战略规划,加强信息化建设的统筹设计,积极响应“互联网+”行动,运用互联网思维推进产品和服务创新。

目前,正值农发行改革方案落实之时,后勤信息化建设面临难得的机遇。我们要以此为契机,利用科技手段提升对后勤资源的统筹规划和综合管控能力,优化操作流程,提高管理效率,积极学习借鉴成功经验,推动管理模式由粗放型、经验型向精细化、专业化转变。

(一)转变传统固有观念。后勤信息化不仅仅是一次技术创新,更是一种观念的更新,是管理模式和手段的更新。有了新的技术却仍沿用旧有模式,就好比穿新鞋走老路。信息技术的应用并不是单纯的从手工记账向简单数据统计的转变,而是通过对原始资料的归整和服务流程的优化,推进旧有管理模式和操作流程的变革,使之更加清晰、更加平面、更加顺畅。然而,仍有观念认为后勤工作相对简单,只要嘴勤、腿勤就可以,应用信息技术没有必要,加上从事后勤工作的人员大多年龄偏大,对于电脑操作也存在畏难情绪。因此,更需要加强引导,进一步提高信息化在后勤领域应用的重要性和必要性的认识,明确只有创新才能增动力、添活力、强实力。在银行业进入信息化的大背景下,无论是业务经营还是后勤管理都离不开科技支撑,这是实现科学发展的重要途径和基础,也是不可回避的发展趋势。

(二)明确实施步骤方式。互联网+后勤就是充分发挥信息在保障资源配置和运用中的主导作用,达到后勤不后、保障靠前,构建起新型管理体系。这是一项复杂的系统工程,一方面要着眼于后勤部门发展的总体目标,另一方面又要受外部环境、员工素质等因素的制约,而服务对象的需求又是动态的、不断变化的。因此,后勤信息化建设既要有整体规划,又要准确定位、因地制宜、循序渐进地推进,通常都是从实施某个单项管理信息化项目做起。开展信息化建设主要有自主研发、外包开发、合作开发、整体引进等几种方式。下一步,我们将在前期探索的基础上,开展房产管理软件的上线论证及财务报销流程电子化建设的可行性论证工作。

(三)学习借鉴先进经验。任何部门实施信息化都应遵循的原则,以及长期探索得出的经验和体会,对于指导后勤信息化的开展都是非常有用的。中国行政管理学会后勤管理工作委员会作为桥梁纽带,帮助会员单位开阔视野,增长见识,拓宽了外部交流途径。对于农发行在后勤信息化建设方面与同业机构的差距,我们要正视问题,奋起直追。通过走访、座谈等方式,加强与同业机构和外部单位的沟通交流,共同探讨信息技术应用的焦点问题。从另一方面来讲,后勤信息化建设又没有标准的模式可循,学习借鉴并不意味着完全照搬照套,而是要在对自身需求和特点深刻了解的基础上,利用信息技术有效地解决部门所面临的各种问题。

(四)打造专业人才队伍。在实施信息化建设的过程中,如果只重视软件、硬件,却忽视了后勤自身队伍的建设,在落实到具体操作环节、落实到实际服务流程时,必然会出现问题。因此,要树立人才是第一资源的观念,采取多样化的激励机制,创造良好环境,大力培养高素质专业人才。不仅要积极引进信息化人才,更要加强对现有人员的培训教育,使其懂操作、会操作,符合信息化系统的规范化标准化要求,从“汗水后勤”向“智慧后勤”转型。

(作者单位:中国农业发展银行总务部