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理论探讨

后勤服务管理信息化建设设想与实践

时间:2017-04-14 10:12  文档来源:

随着互联网信息技术的迅速发展,全面提升政府信息化水平,已经成为打造一个廉洁高效的现代节约型、服务型政府的重要标准。机关服务中心作为政府机关的后勤部门,承担着服务全局、协调各方的重任,工作量大、涉及面广。因此,机关后勤工作应以信息化建设为突破口,切实发挥政府后勤管理、服务、保障的职能,逐步推进机关后勤改革发展。

国务院国资委作为国务院直属特设机构,代表国家对中央企业履行出资人职责,目前有西便门、安定门两个办公区,加上办公区内直属事业单位人员,服务总人数超过1000人,后勤服务管理的业务范围涉及餐饮、物业、车辆、医疗、房产等诸多事项,在“管理的科学化、保障的法制化、服务的社会化”的政策要求下,国资委逐步推进后勤服务管理的信息化建设。

未来国资委机关后勤服务的信息化可依托两大平台及一张卡,即OA系统平台、手机APP平台、一卡通。OA系统平台通过内网机运行,除进行公文运转外,可开辟新的模块融入机关服务事项;手机APP平台即时性、便捷性较强,且不受地域限制,但涉及较大图文内容、保密等问题,就不适用;一卡通随身携带,刷卡开门、消费等不可替代。两大平台及一张卡共同搭建起后勤服务事项的信息化。

一、OA系统平台

目前我委内网已有的OA系统包含:文件流转、通讯录查询、OA邮箱、行业动态、通知公告、信息资料等大量机关行政运行功能,未来设想开辟新的模块,融入手机APP平台不适用的后勤服务管理事项。

(一)费用报销

当前流程:差旅费、医药费报销都是纸质单跑签审批,领导不在以及柜台处等候都会造成时间的浪费。信息化后流程:网上填写报销单据,领导批示出差文件等附件可扫描上传,按照预设的审批流程,网上审批,报销人查看流程节点到达会计时,将相关票据送至财务处,审核完毕后,出纳直接将钱打至工资卡上。

(二)办公用品预订

当前流程:到办公用品超市选取,每月反馈账单确认,造成大量的库存,而且账单很难保障无误。信息化后流程:电脑上罗列所有办公用品,对所需直接勾选,每月25号截止,以处室为单位打印出单,以处室为单位领取,随时结账,可查看余额,未来根据领取情况,可列两个明细:常用办公用品、个性化办公用品,可大大提升查询选择效率。

(三)机关服务事项

当前流程:房屋粉刷修补、办公桌椅配置等服务事项,都是由各厅局向管理局行文,相关办公室协调委中心施工采购,周期太长。信息化后,可直接在网上申请,由相关办公室审核,局长审批后,委中心进行实施。

二、手机APP平台

手机APP平台在日常生活中的应用是未来生活便捷化的发展潮流,开发APP平台服务机关后勤,能进一步提升后勤服务质量。

(一)新能源汽车租赁

国资委作为首批试点新能源汽车分时租赁项目的单位,目前已正式运行一段时间,使用手机APP平台进行电动汽车的查询(剩余车辆及电量)、租赁、使用、归还、付费等,实现全流程自助式服务,方便快捷。

(二)会议室预订

当前流程:打电话给服务班,告之时间、人数,结合剩余会议室情况,沟通后确定,电话沟通会出现错误信息。信息化后流程:手机直接按照日期、时间查询会议室房号、会议室布局、可容纳人数、剩余会议室情况等信息,直接手机预订所需会议室,预订时可选择是否需要座签,如需要,网上提供人员名单,服务班可建立座签库,从座签库中检索取用。

(三)食堂外卖预订

食堂外卖造成午饭时间员工集中排队现象,在手机APP平台上开发新模块进行食品预定,设置单人预订量限制,每天在午饭之前有需求的员工进行预订,外卖服务人员将每人预定食品打包,职工就餐完毕后认领刷卡,节约大量排队时间。

(四)满意度在线评价

当前流程:纸质版发至各厅局,催报上交后,将得分一一录入表格中,时间需求量很大,而且很难保证数据无误。信息化后流程:每年定期在APP上直接通知全委人员在线对机关服务满意度进行评价,后台直接对数据汇总分析,快速得出最终得分。

(五)理发、口腔、理疗

目前理发、口腔、理疗室经常出现排队等候的现象。信息化平台上线后,可像银行取号一样,员工直接在手机上预约排号,服务人员完成一个直接点击进入下一个号码,员工通过APP平台可实时查看当前号码。

(六)饭卡充值

目前饭卡充值需到综合楼三层,距离较远,充值工作人员也可能不在。未来可将一卡通、个人平台账号与支付宝或微信关联起来,直接用手机完成支付充值,方便快捷,还可减少一名员工。

(七)便利店服务

海禾央联公司计划在我委开展便利店服务,与传统便利店相比,由单一现场销售改为现场销售和网络副食品订单配送,做一个简单的电商平台,使用手机可直接下单购买,并提供一次性购买一定数额以上免费配送的服务。 

(八)信息的发布

此平台并不仅限于以上后勤服务功能的融合,将来在会议活动通知、委内重要公告发布等方面将体现出极大的及时性和便利性。

三、一卡通

目前我委一卡通包含吃饭、便利店购物、理发消费刷卡及办公室开锁门等功能,未来随着信息化水平的不断提高,还将融入更多功能。

(一)门禁系统

当前人员进出都是武警检查出入证,完全靠人来管理,不可避免出现差错,门禁系统实施后,直接刷卡进出大门,既减轻武警工作量,又能保证无误。

(二)图书借阅

为响应全面阅读,可在委内设立图书馆,并可将图书借阅功能集成到一卡通,并且规定借阅时限,超过时限直接从饭钱中扣罚。

(三)公共自行车租赁

为响应节能减排、绿色出行,可在委内设立公共自行车租赁点,刷卡进行租赁,超过租借时间直接从饭钱中扣罚。